La segreteria è un elemento fondamentale per il buon funzionamento di qualsiasi studio dentistico. Senza una segreteria efficiente, lo studio odontoiatrico moderno non può sopravvivere.
Non importa che si tratti di una struttura grande o piccola: una segreteria disorganizzata e poco efficiente renderebbe il lavoro del dentista, sia esso anche il più grande professionista al mondo, difficile se non addirittura impossibile da svolgere.
Quali sono i ruoli della segreteria nello studio dentistico?
La segreteria dello studio odontoiatrico deve ricoprire ruoli molteplici, tutti estremamente importanti per il corretto svolgimento dell’attività quotidiana.
A cominciare dall’accoglienza, che deve essere gestita con la massima cura, affinché si possa creare un rapporto di reciproca fiducia con i pazienti e farli sentire a proprio agio fin dal loro primo ingresso nello studio.
Una buona accoglienza semplifica il percorso verso la fidelizzazione del paziente, ovvero uno dei principali obiettivi che ogni studio dovrebbe imporsi di raggiungere.
Di pari importanza è il lavoro di organizzazione delle attività nello studio dentistico, a partire dagli aspetti più banali, fino alla gestione delle questioni più spinose.
Sostanzialmente si tratta di pianificare l’agenda settimanale dello studio dentistico, dando particolare attenzione ad aspetti quali:
- La distribuzione degli appuntamenti all’interno dei vari slot temporali di ogni giorno, in modo tale da capire, ad esempio, se i pazienti nuovi e quelli in corso sono inseriti correttamente.
- Verificare i lavori protesici da consegnare, così da gestire, nel modo più fluido possibile e senza intoppi, i rapporti con i laboratori odontotecnici ed essere certi di ricevere puntualmente i manufatti necessari per lo svolgimento degli interventi fissati.
- Tenere sotto controllo i pazienti più “pericolosi”, ovvero quelli che storicamente hanno creato disagi. Parliamo, ad esempio, di quei pazienti che sono soliti arrivare in ritardo, annullare gli appuntamenti senza il giusto preavviso o che, addirittura, non si presentano. Potendo prevedere queste situazioni diventa più semplice trovare una soluzione, magari anticipando un altro appuntamento, così da evitare buchi nella pianificazione.
- Tenere traccia degli appuntamenti fissati con quei pazienti che devono passare in studio per saldare prestazioni già eseguite.
- Controllare che le schede dei pazienti siano sempre compilate in modo chiaro ed esauriente, in modo da avere tutte le informazioni necessarie per una futura lettura anche da parte di più operatori.
Poter contare su un’organizzazione di questo tipo, precisa e affidabile, è fondamentale e diventa più semplice ottenerla attraverso l’utilizzo di un’agenda digitale.