Sicuramente sarà capitato a tutti.
Un insegnante, un professore o un genitore ci ha senz’altro detto, durante il periodo scolastico, che “la matematica non è un’opinione”. 

E con il senno di poi ci siamo resi conto che… aveva ragione!

Quando i numeri “non quadrano” nella gestione dello studio dentistico, quello che proviamo a fare è capire qual è il problema, cercando di trovare una soluzione adeguata. 

Se, da un lato, ci sono dei numeri che bisognerebbe sempre tenere sempre sotto controllo perchè possono affossare lo studio dentistico, dall’altro lato ci sono numeri che, invece, vale la pena monitorare per far sì che lo studio possa crescere giorno dopo giorno.

Individuati  questi numeri e attivati i processi che permettono di ottimizzarli, potremo avere non solo una gestione interna più serena, ma anche un aumento della resa delle attività svolte quotidianamente in studio.

Vediamo quali sono questi numeri e perché aiutano a far crescere lo studio dentistico.

Hai il giusto listino prezzi per ogni prestazione?

Ogni prestazione eseguita nello studio deve essere saldata dai pazienti secondo un preciso listino prezzi.

In molti studi dentistici ci è capitato di verificare, durante alcune nostre consulenze, che i listini venivano stabiliti secondo una logica del tutto sbagliata. 

Se, ad esempio, i prezzi delle terapie fossero stabiliti semplicemente facendo una media tra quelli dello studio notoriamente più caro e quelli dello studio più economico di zona, come si potrebbe sapere se quegli stessi prezzi siano corretti per quello specifico studio?

Ciò che conta è che il listino prezzi sia fatto sulla base di dati certi, ovvero sui costi di gestione dello studio, del materiale utilizzato, del costo degli operatori e del tempo impiegato per lo svolgimento delle varie terapie. 

Analizzare accuratamente questi dati è l’unico modo per capire facilmente se il prezzo di vendita ipotizzato per una determinata prestazione è congruo e, quindi, genera guadagno, oppure no.
Nel secondo caso, nella migliore delle ipotesi, il prezzo stabilito sarà appena sufficiente a coprire le spese dello studio, nella peggiore, causerà una perdita.

Per lo studio dentistico, l’unico listino prezzi corretto è quello che genera numeri positivi, quei numeri che devi ricercare.

La produzione rispetto all’incasso

Mensilmente vengono emesse, verso i pazienti, fatture di incasso non sempre inerenti alle prestazioni erogate in quel mese stesso.

Capita di emettere fatture per incassare prestazioni eseguite magari mesi e mesi prima, perché il paziente ha chiesto una improvvisa dilazione dei pagamenti o per qualunque altra ragione.

Quindi, a primo impatto, analizzare mensilmente il valore in euro del totale prestazioni erogate (PRODUZIONE) rispetto al totale fatture incassate potrebbe sembrare un esercizio sterile in quanto, come sopra descritto, non sempre c’è corrispondenza diretta tra i due fattori.

In realtà, a pensarci bene, è molto utile questo raffronto mensile tra prestazioni erogate e incassi, perché per poter eseguire quelle prestazioni lo studio ha necessità di pagare materiali, operatori e laboratori odontotecnici, quindi è necessario avere il colpo d’occhio sul totale incassato, almeno per rendersi conto se il flusso di cassa di quel mese, a fine mese, potrà sostenere le spese per prestazioni rese ai pazienti.

Corrispondenza tra previsione di incasso e incasso effettivo

Le previsioni di incasso sono uno strumento efficace per tenere sotto controllo l’andamento dello studio dentistico e pianificarne attività e investimenti.
Ma le previsioni non sono sufficienti: servono anche delle certezze!

Le previsioni d’incasso si basano principalmente su due fattori:

• scadenze fissate e accordi di pagamento presi con i pazienti: in particolar modo per i preventivi più alti. Verificare e tenere traccia dell’effettivo pagamento delle rate concordate è fondamentale per fare in modo che la previsione di incasso si possa tradurre in realtà.
• Rapporto preventivi emessi/preventivi accettati: Quanti preventivi creati sono stati poi accettati? E per quali importi? Più alti sono questi numeri, migliore sarà l’andamento dello studio.

Ecco perché basare le proprie iniziative sul fatturato, in molti casi, può non essere sufficiente, in quanto comunque il fatturato/incassato è qualcosa di “già accaduto” che non può essere cambiato.

L’attività di recupero crediti

I pazienti debitori nei confronti dello studio sono uno dei fattori negativi che possono contribuire all’affossamento dello studio. 

A questo proposito entra in gioco il recupero crediti: uno strumento importante per rientrare nelle previsioni d’incasso. 

Il recupero crediti è sempre opportuno e corretto, al fine di ribadire al paziente il diritto ad essere ricompensati per le terapie erogate. 

In tutti quei casi in cui il paziente non si ritiene soddisfatto, invece di interrompere i pagamenti, dovrebbe rivolgersi allo studio il quale, non essendo una unità mobile su 4 ruote, sarà sempre lì, presente e disponibile ad ascoltare e soddisfare le richieste.

L’arrivo periodico di nuovi pazienti

Per comprendere come il parco pazienti dello studio dentistico si sta rinnovando ed ampliando nel tempo, un numero importante da considerare è sicuramente l’arrivo periodico di nuove prime visite in termini mensili.

Tenere sotto controllo questo valore è fondamentale sia per capire quanto sta crescendo lo studio in termini di visibilità sul mercato, sia per controllare l’efficacia di eventuali iniziative attivate negli ultimi mesi, così da aumentare ed incentivare il passaparola attraverso i propri pazienti. 

Per capire meglio qual è l’iniziativa più efficace, si può semplicemente chiedere al nuovo paziente chi è il soggetto inviante, ossia “chi le ha consigliato il nostro studio” o “come ci ha trovato”. 

Solo così si possono avere statistiche certe in merito a quale sistema di passaparola o promozione sia più efficace rispetto ad altri.

Il Remarketing per riallacciare i rapporti

Ogni studio si è imbattuto in pazienti che si sono sottoposti a interventi e terapie per una sola volta e poi non si sono più presentati. 

Creare una lista di questi nominativi è un’ottima strategia di marketing: averla a disposizione consentirebbe allo studio di contattare tutti quei pazienti per tentare di riallacciare il rapporto interrotto, magari proponendo una seduta di controllo e/o igiene orale.. 

Tenere traccia di quanti, tra questi pazienti ricontattati, tornano in studio per nuovi interventi o per sedute di igiene, è un modo efficace per monitorare la crescita dell’attività e la capacità dello studio di ri-proporsi come baluardo della prevenzione e salute orale.

Avere una visione chiara e completa delle azioni da compiere nello studio dentistico e dei numeri che ne derivano è fondamentale per sapere con certezza in che direzione si sta muovendo la propria attività e correggere la rotta qualora fosse necessario. 

Vorresti riuscire a padroneggiare tutti questi numeri e continuare a far crescere il tuo studio? Contattaci e scopri come possiamo aiutarti a farlo.