Tre fattori chiave per la soddisfazione del tuo studio e del tuo paziente
Facciamo una veloce lezione di matematica per capire quanto tempo perdi ogni giorno con le cartelle in formato cartaceo dei tuoi pazienti, che ne dici?
Dunque, è lunedì, la tua assistente arriva in studio entusiasta del weekend appena trascorso in montagna.
La prima cosa che fa è tirar fuori dagli scaffali le cartelle pazienti del giorno, controllando gli appuntamenti in agenda e dedicandoci la prima ora e mezza di lavoro.
Finita la giornata, verso le 18.00, rimette a posto tutte le cartelle, perdendo almeno un’altra ora e mezza, dato che diverse cartelle dovranno essere aggiornate.
In sintesi, la tua assistente, solo lunedì, ha perso ben 3 ore di tempo che avrebbe potuto dedicare ad altro, come ad esempio controllare gli insoluti dei pazienti o controllare gli appuntamenti del martedì.
Ma facciamo un rapido calcolo matematico:
3 ore per 5 giorni lavorativi settimanali,
equivalgono a 15 ore settimanali perse,
che equivalgono a 630 ore in 42 settimane lavorative annue.
Ora, considerando che il compenso orario netto dell’assistente è di 7€ (circa),
la moltiplicazione 630 x 7 = 4.410 €
ci fa rendere conto che si tratta di soldi spesi SOLO per gestire manualmente le schede cartacee.
Considerando il fatto che il costo della versione base di un qualunque buon gestionale è di circa € 2.000, in 6 mesi potresti averlo senza spendere un centesimo!
La matematica non è sempre così terribile, a volte può rivelarsi davvero una grande amica, se il conto è in positivo e molto alto!
Il vero problema, al giorno d’oggi, non è tanto la crisi odontoiatrica che dilaga in questi anni, di cui ne abbiamo parlato la scorsa settimana, ma, piuttosto, l’errata gestione interna dello studio odontoiatrico.
Quotidianamente ho a che fare con studi molto competenti e molto preparati che, però, non riescono ad ottimizzare risorse e costi, arrivando a fine mese con guadagni che non rispecchiano il grande lavoro speso durante le settimane di lavoro.
Eppure, come abbiamo visto anche in quest’altro caso studio, basta davvero poco per fare la differenza ed ottenere risultati incredibili!
Ma se prendo un gestionale ci metterò un’eternità a inserire le schede pazienti!
Perplessità lecita, che vado subito a chiarire.
L’assistente ha perso, solo lunedì, 3 ore di tempo per gestire le schede cartacee dei pazienti di quel giorno. Se, invece, quelle 3 ore di tempo le avesse spese per inserire ed aggiornare nel gestionale le stesse schede pazienti, avrebbe risparmiato le 3 ore che avrebbe dovuto spendere nel corso delle settimane per ritirare fuori e ri-aggiornare le stesse!
Infatti, una volta caricate nel gestionale, l’aggiornamento di tutto quello che riguarda la storia clinica del paziente risulterà semplice e immediato.
Rivoluzionare lo studio dentistico non significa cambiare radicalmente struttura e organizzazione ma, al contrario, significa migliorare considerevolmente la gestione del lavoro, partendo dalle priorità e da ciò che è più importante rispetto alle tue esigenze.
Abbiamo più volte ribadito che la digitalizzazione dello studio è un percorso, non un corso di qualche ora tenuto da una promettente giovane donna tacco 12.
Tutto dipende da quelle che sono le priorità e le modalità con cui vuoi raggiungere i tuoi risultati.
Ecco allora i tre vantaggi chiave dell’affidarsi ad un metodo di digitalizzazione collaudato e riconosciuto da molti:
- risparmio di tempo considerevole. La domanda che ti stai facendo (“ho duemila schede cartacee, sei pazzo a farmele inserire tutte?”) è lecita e più che comprensibile, ma, allo stesso tempo, troppo limitante per te, che hai bisogno di fare un salto di qualità per emergere sul mercato.
Se ti dicessi che c’è un modo semplice e pratico per inserire le cartelle sul software gestionale, mi crederesti? - Le PRIORITA’ prima di tutto, come dice la parola stessa. Il concetto si lega benissimo a quanto specificato sopra: non puoi inserire duemila schede in un tempo brevissimo di qualche ora al giorno, ma puoi inserire quelle che stai seguendo attualmente e che hai bisogno di monitorare nell’immediato.
- Precisione e chiarezza: basta confusione in segreteria, puoi fare ordine e rendere lo spazio molto più minimal (come va tanto di moda in questo periodo storico), eliminando quegli scaffali terribili anni ‘90, pieni zeppi di carte e cartelle, e quella scrivania retrò che non si addice più alle nuove generazioni, che poi sono i tuoi futuri pazienti.
Meno tempo perso = più efficienza = più redditività = più felicità per te e i tuoi collaboratori = più pazienti soddisfatti.
Si, perché la soddisfazione del tuo paziente dipende in gran parte dall’esperienza completa vissuta all’interno del tuo studio: da quando varca la soglia della sala d’attesa, a quando deve saldare un’operazione o ricevere l’appunto per la prossima seduta.
Un’assistente serena e posata fa sicuramente un effetto diverso da una agitata, urlante e spettinata per le troppe carte presenti sulla scrivania e le troppe cose da fare.
Forse la scena che ti ho rappresentato è un po’ forte, ma sono sicuro che sia stata anche piuttosto chiara.
Insomma, digitalizzarsi si, ma con stile e buon senso, perché il tuo studio odontoiatrico è diverso da quello del tuo concorrente e, soprattutto, ha problematiche differenti che richiedono un’analisi accurata, prima di qualsiasi decisione strategico operativa.
Siamo a disposizione per darti maggiori informazioni o per valutare se possiamo esserti utili: chiedici un consiglio.
Oppure dai un’occhiata al software gestionale che consigliamo quando uno studio ci chiede di passare dal cartaceo al digitale.
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore