Si dice spesso che “l’abito non fa il monaco”… Purtroppo, però, non è sempre così. 

Certo, potrebbe valere per una persona che ci viene presentata da un amico, ma non per uno studio dentistico.

 Nello studio dentistico, l’immagine e il primo impatto oggi contano, eccome!

 

Prova ad immaginare di essere tu il paziente che si reca nello studio di un medico che incontra per la prima volta. 

Come ti sentiresti se non trovassi nessuno ad accoglierti, nessuno che ti dice nulla, un locale trasandato e solo qualche sedia in una sala d’aspetto vuota?

Nel tuo studio possono lavorare i migliori dentisti del mondo, ma se non dedichi la giusta attenzione all’accoglienza dei pazienti, le loro capacità perdono di importanza.

 

Trasformare lo studio, in tutti i suoi locali, in un luogo accogliente, piacevole e bello da vedere è il primo passo da compiere. Quindi, oltre ai servizi medici offerti e la formazione del personale, è importante dedicare attenzione alla cura dello studio, all’arredamento, per esempio e ai comfort offerti, come una semplicissima macchina del caffè o un distributore d’acqua.

Non solo: di seguito troverai quelli che, per nostra esperienza, sono altri aspetti rilevanti cui dedicare attenzione per accogliere al meglio i pazienti nel tuo studio e che troppi professionisti trascurano o non prendono in considerazione.

Prepara delle brochure informative sulle attività e i servizi dello studio

A qualcuno sembrerà banale, ma non lo è affatto.
Delle brochure informative, lasciate in sala d’attesa, in realtà possono essere uno strumento efficace con cui presentarsi in via preliminare ai pazienti, dando loro informazioni di vario genere. 

Nel caso di un nuovo paziente, questo sarà utile per fare un primo passo nella creazione di una relazione, che risulterà rafforzata, invece, nel caso dei clienti abituali.

L’obiettivo della brochure è cercare di rafforzare l’immagine dello studio agli occhi del paziente, ma anche di tranquillizzarlo, farlo sentire a proprio agio e convinto di aver scelto i professionisti giusti.

Quindi, possiamo dire che la brochure deve avere due tipologie di contenuto:

• Una di branding: più pubblicitaria, finalizzata al rafforzamento dell’immagine dello studio.
• Una informativa: per dare suggerimenti e indicazioni utili al paziente.

Il contenuto “promozionale” della brochure dovrebbe mettere in evidenza i punti di forza dello studio dentistico, ciò che lo differenzia dai competitors, ad esempio:

• Dare risalto alla formazione scientifica periodica del personale
• Evidenziare l’utilizzo di tecnologie e tecniche sempre all’avanguardia
• Elencare i servizi più di rilievo tra quelli offerti
• Presentare le eventuali convenzioni sanitarie e/o finanziarie

A questo contenuto di carattere promozionale, è fondamentale affiancare una parte informativa per il paziente, che possa avere per lui un’utilità più pratica nel quotidiano.
Alcuni esempi, in questo senso, possono essere:

• Possibilità di avere denti fissi in pochi giorni, sotto le giuste condizioni
• Trattamenti ortodontici con apparecchio invisibile
• Trattamenti per i bimbi fin da tenera età
• Consigli per prendersi cura della propria igiene orale
• Indicazioni su cosa fare e quali comportamenti tenere dopo un intervento
• Informazioni generali sulla prevenzione

A questa brochure “panoramica”, poi, possono essere affiancate “carte dei servizi” diverse, ognuna dedicata ai singoli servizi. 

A loro volta, queste brochure possono essere digitalizzate con l’aggiunta di un QRcode, per approfondirne il contenuto online via smartphone e rendere, così, ancora più profondo il coinvolgimento del paziente.

Attrezzare la sala d'attesa con monitor LCD

Un monitor LCD in sala d’attesa è un altro strumento semplice attraverso il quale dare il benvenuto ai pazienti e intrattenerli nei momenti precedenti una seduta di  trattamento .

E cosa si dovrebbe mostrare sullo schermo LCD ?

Per stabilirlo, occorre immedesimarsi nel paziente e cercare di capire i suoi stati d’animo.
Una persona potrebbe essere in attesa di sottoporsi a una visita di routine, così come a un intervento chirurgico importante: in questi casi, le sensazioni prevalenti potrebbero essere timori e preoccupazioni. 

Questo dovrebbe essere sufficiente per capire cosa non mostrare sullo schermo: immagini di interventi e trattamenti eseguiti in studio, per esempio, che avranno l’unico effetto di generare altra angoscia e malessere nel paziente!

Ciò che bisogna fare, al contrario, è intrattenere il paziente, informandolo sì, ma cercando anche di distrarlo con contenuti leggeri e di svago.

Proprio come ti abbiamo suggerito a proposito della brochure, le immagini trasmesse sullo schermo potranno essere di carattere informativo, quindi:

• Immagini dello studio;
• Video di presentazione del personale e dei relativi ruoli;
• Una panoramica sulle specializzazioni dello studio, ma senza andare troppo a fondo, per evitare di ottenere l’effetto contrario;
• I servizi più rappresentativi tra quelli offerti;
• Se possibile, alcuni commenti positivi di pazienti soddisfatti, presi dalle pagine social dello studio;

da alternare a contenuti puramente di intrattenimento, ad esempio:

• Notizie di attualità e sportive;
• Meteo;
• Video naturalistici, di paesaggio o animali, dal forte effetto rilassante

Non bisogna dimenticare che, tra i pazienti in attesa, vi possono poi essere anche dei bambini, quindi occorre pensare anche a loro, proiettando dei video dedicati, come cartoni animati, colorati e divertenti.

Affidare l’accoglienza del paziente a una persona dedicata

Brochure e video sono ottimi strumenti, ma cosa meglio del calore di una stretta di mano e della gentilezza di una persona che può accogliere un paziente nello studio?

Ecco, quindi, che inserire nel proprio staff una persona dedicata espressamente all’accoglienza dei clienti alzerà il posizionamento dello studio e migliorerà esponenzialmente la percezione che i pazienti ne avranno. 

Ma attenzione a non confondere il ruolo che ti stiamo descrivendo con quello di una receptionist. 

Stiamo parlando di una figura più assimilabile a quella di una hostess: una persona che, all’arrivo del paziente, gli apre la porta dello studio, lo fa accomodare, raccoglie i suoi dati, cerca di instaurare un legame, offrendo un caffè, magari, e soprattutto mostrando empatia. 

L’”hostess” si occuperà anche di informare il paziente sulla situazione degli appuntamenti e comunicare eventuali ritardi; nel caso di un nuovo paziente, gli potrà presentare i servizi e i trattamenti di punta, le eventuali convenzioni sanitarie o agevolazioni economiche.

Ti piacerebbe riuscire a realizzare tutto questo ma credi di non averne il tempo o non sai da dove cominciare? 

Niente è impossibile, ma è fondamentale poter contare su una perfetta organizzazione dell’intero studio dentistico, che potrai ottenere attraverso un percorso di consulenza pensato proprio a questo scopo. Contattaci e scopri come dare vita a una struttura efficiente per i tuoi pazienti e i tuoi collaboratori.