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Ottimizzare i tempi della segreteria

Ottimizzare i tempi della segreteria: 5 consigli da mettere in pratica

La segreteria di uno studio odontoiatrico possiamo paragonarla al cervello del corpo umano: senza di essa la struttura non può andare avanti.

È la segreteria infatti che si occupa di coordinare tutte le sale operative, i flussi di cassa in entrata e in uscita, gli appuntamenti dei pazienti, la gestione della contabilità e molto altro…

La sua funzione di coordinamento e controllo è fondamentale per la buona gestione di uno studio dentistico.

Per questo motivo “l’efficienza” deve essere un aspetto fondamentale da curare, migliorando giorno dopo giorno la gestione e la crescita dello studio.

Ma non solo…

Quattro mosse per risparmiare tempo

Quattro mosse per risparmiare tempo nell’area clinica dello studio dentistico

Risparmiare tempo all’interno dello studio odontoiatrico è cosa buona e giusta… per ridurre l’organico?

No, non è un’attività da fare per togliere una risorsa dallo studio dentistico, ma al contrario per far sì che quella persona possa lavorare per migliorare il rapporto dello studio con il paziente.

In area clinica possiamo riscontrare diverse situazioni in cui si tende maggiormente a perdere tempo prezioso.

Se queste situazioni vengono ottimizzate, i vantaggi possono essere considerevoli in termini di efficienza e velocità di lavoro.

D’altronde, possiamo paragonare lo studio odontoiatrico ad una vera e propria azienda. E quindi tutto quello che ci permette di ottimizzare tempi e risorse dovrebbe essere valorizzato e spinto giorno dopo giorno. 

In tutto questo, un sistema software gestionale può aiutare in modo importante nell’ottimizzazione dei tempi all’interno dello studio.

Vediamo allora alcune  attività, lato clinico, che potrebbero essere ottimizzate nei tempi e nei modi di operare.

Marketing studio dentistico

Marketing studio dentistico: è meglio fidelizzare pazienti già acquisiti o trovarne sempre di nuovi?

Troppo spesso, ancora oggi, molti studi dentistici concentrano l’attenzione sulla ricerca di nuovi pazienti, mentre ne dedicano troppo poca al mantenimento dei pazienti già esistenti in studio.

Le stime ci dicono che sono circa 8 dentisti su 10 a spingere di più sul trovare costantemente nuovi pazienti. A giustificare questa tendenza è la convinzione che un paziente nuovo avrà probabilmente bisogno di un trattamento più importante e che, quindi, sia fonte di maggior guadagno. 

Al contrario, un paziente già fidelizzato, si rivolgerà periodicamente allo studio per semplici sedute di mantenimento della propria salute orale, sulla carta meno profittevoli. 

Torniamo per un attimo indietro di 30-40 anni…

Il rapporto tra studio dentistico e paziente si basava per lo più su uno schema ben preciso: ho mal di denti, vado dal dentista

A quel punto, però, il problema nella bocca del paziente si era già aggravato e l’intervento necessario per risolverlo diventava importante. 

In quel periodo, la parola prevenzione, relativamente ai denti, era pressoché sconosciuta!

Fortunatamente oggi la tendenza è cambiata.

segreteria di uno studio dentistico

Come gestire la segreteria di uno studio dentistico nel controllo degli incassi?

Una visione chiara della situazione economica e una gestione puntuale della contabilità sono gli unici strumenti che ti permettono di avere realmente il controllo economico del tuo studio dentistico.

Per fare in modo che l’attività si sviluppi nella maniera più fluida e tranquilla possibile, però, gestire correttamente la contabilità non è sufficiente. 

Alla consapevolezza dell’esatto volume di denaro in ingresso deve corrispondere anche una precisa visione di quando questo denaro entrerà effettivamente nella cassa dello studio e, quindi, anche degli eventuali, immancabili, ritardi.

La contabilità, gli incassi e il ruolo della segreteria

Fermati un momento a fare mente locale sulla situazione degli incassi dai tuoi pazienti: conosci alla perfezione lo stato delle prestazioni incassate e non? Sono tutte saldate regolarmente? Ci sono degli insoluti?

Il problema è che, troppe volte, gli studi dentistici gestiscono i "piani di pagamento paziente" in modo superficiale.

Ad esempio, c’è chi si ostina ad affidarsi alla memoria, altri invece utilizzano dei sistemi di pianificazione ormai obsoleti (tipo il classico quaderno cartaceo), che possono causare perdite di tempo e, ovviamente, di denaro e la visione d'insieme della situazione finanziaria. 

Ti starai chiedendo: “Perché perdite di tempo?”

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