L’analisi SWOT per migliorare la gestione del tuo studio
Ci si chiede spesso, soprattutto negli ultimi anni, se esiste un metodo che permetta di gestire in maniera sostenibile il tempo a propria disposizione.
Il problema è che, nel farlo, ci si ritrova a lavorare 10-12 ore al giorno arrivando con fatica, o comunque con poche soddisfazioni, alla fine del mese.
Nel dover fare “mille cose” spesso diventiamo schiavi dell’orologio e sale parecchio la sensazione del “criceto nella ruota” che gira gira senza muoversi di un centimetro oppure vorremmo tanto che le giornate fossero fatte di 50 ore.
Dove sta il problema, dunque?
Prima di perdere tutto il fiato nel girare a vuoto nella ruota come il criceto, forse è meglio fermarsi un secondo a guardare la situazione esistente.
Questo forse implica il fermare “la produzione”, ma è l’unico modo per capire quali sono le criticità da sistemare o le opportunità che non stiamo cogliendo.
Insomma, va fatta un’opportuna analisi SWOT, acronimo inglese delle parole Strength (punti di forza), Weakness (punti di debolezza), Opportunities (opportunità) e Threats (minacce).
Conosci e valorizzi i tuoi punti di forza?
Iniziamo a prendere in considerazione quelli che sono gli aspetti positivi del proprio lavoro, e quelli per cui si può parlare di differenziazione rispetto alla concorrenza.
In poche parole, sono tutte quelle caratteristiche interne allo studio che permettono di raggiungere in maniera più efficace e veloce gli obiettivi previsti.
Attenzione: quando si parla di obiettivo, esso deve essere indicato all’inizio dell’analisi ed essere il più specifico e misurabile possibile.
“Aumentare i profitti”, ad esempio, non può essere considerato tale.
E’ necessario esprimere il concetto in euro e tempo entro il quale raggiungere quella cifra.
Essere consapevoli delle proprie capacità positive è sicuramente un ottimo punto di partenza, ma spesso non è sufficiente; il fatto che lo sappiate voi non implica che venga percepito allo stesso modo dai pazienti.
È opportuno quindi riuscire a valorizzare i propri punti di forza, focalizzando l’attenzione su di essi e comunicandoli al meglio ai pazienti del tuo studio.
Questo passaggio è molto utile per capire anche la percezione del proprio lavoro da parte del pubblico esterno, improntando così il lavoro da svolgere su determinati punti chiave, evitando lo spreco di risorse ed energie.
Minimizzi i tuoi punti deboli?
Vanno prese in analisi anche le caratteristiche negative dello studio odontoiatrico, ossia quelle che minano la buona riuscita del raggiungimento degli obiettivi. Sono quelle caratteristiche negative che fondamentalmente ci fanno bruciare tempo vita/lavoro.
Anche in questo caso si passano in rassegna tutti quegli elementi interni allo studio che risultano essere dannosi e che necessitano di essere ripresi e migliorati, o eliminati se necessario.
Ogni studio odontoiatrico conosce abbastanza bene quegli aspetti dove è più carente:
- il primo passo è rendersene conto ed elencarli uno per uno;
- Il secondo passo è capire come gestirli e prendere delle azioni concrete per sopperire alle proprie mancanze.
Ricorda che l’obiettivo di ForDentist, non è quello di volerti trasformare in un imprenditore, anche se alcuni dei nostri articoli fanno emergere questo.
Il nostro obiettivo è renderti LIBERO di gestire il tuo tempo al meglio possibile.
Opportunità e minacce: i fattori esterni allo studio
La seconda parte dell’analisi SWOT prende in considerazione gli elementi esterni allo studio, cioè le opportunità che il mercato offre in un determinato periodo e le minacce che possono ostacolare la buona riuscita del piano di azione.
Per questa parte dell’analisi andrebbe fatto un ragionamento ulteriore, ma fermiamoci qui, per il momento.
Vediamo, piuttosto, un esempio di analisi SWOT fatta presso un nostro cliente.
Studio odontoiatrico situato in un paese (non grande città) nel sud del Piemonte.
Odontoiatra titolare dello studio, 2 assistenti con mansioni anche di segreteria, collaboratori per igiene, ortodonzia e implantologia.
Aperto nel 1996, è il classico studio odontoiatrico con 3 riuniti a gestione cartacea.
Il dottore è conosciuto in paese (ci sono altri 6 studi dentistici) anche perché partecipa alla vita sociale e alle iniziative del paese.
Nonostante avessero un'agenda “imballata” di appuntamenti, negli ultimi anni il dottore ha la sensazione, come dice lui, di “spostare la polvere” .
Tanto lavoro, tanto impegno, in studio fino a sera inoltrata, oltre le ore 20, ma un ritorno economico che non solo è ben diverso dagli anni precedenti, ma addirittura crea pensieri del tipo “ma sto lavorando in rimessa ?”
Ci siamo incontrati nel febbraio 2015 e in un paio d'ore abbiamo parlato indirettamente di analisi SWOT, dato che ho subito posto domande molto mirate le cui conclusioni posso riassumerle come segue:
PUNTI DI FORZA
- Grande professionalità dell’odontoiatra in questione, esperienza e aggiornamento continuo in giro per l’Italia anche se, come si definì lui stesso, “sono un dentista di campagna”;
- Studio odontoiatrico a "gestione familiare” con un ambiente informale e amichevole, tutti si danno del “tu”, compresi dottori con pazienti, assistenti con dottori;
- Grande flessibilità negli orari di apertura, compreso il sabato fino alle ore 15;
- Prezzi concorrenziali nelle prestazioni protesiche grazie al cugino odontotecnico del dottore che riservava prezzi particolari per lo studio;
- Sempre grazie al vicino laboratorio odontotecnico del cugino, lo studio può offrire servizi di riparazione protesi in giornata.
PUNTI DEBOLI
- Tanta confidenza tra Pazienti, Dottore, Personale ausiliario e Collaboratori
Confidenza che porta il paziente “a fare un pò come vuole lui”, sia in termini terapeutici che economici ("… ehhh pagherò quando li avrò …”); - Falsa credenza dello studio riguardo al fatto che “ormai i nostri pazienti sono abituati così … fanno come vogliono loro".
Se introducessimo un approccio diverso o un nuovo modo di comportarci con loro, ci si rivolterebbero contro e andrebbero da "quegli altri ... ossia gli altri 6 studi dentistici del paese”; - Parte segreteria dello studio troppo morbida di fronte ai mancati appuntamenti, mancati pagamenti … “si si dai, faremo la prossima volta”;
- Preventivi formulati troppo spesso solo verbalmente (c’è molta confidenza) che poi nel tempo creano incomprensioni che si concludono quasi sempre con l’assecondare il paziente;
- Ritardi significativi nello svolgimento degli appuntamenti per via dell’ansia di infilare tutti in agenda il prima possibile.
OPPORTUNITA'
- Lo studio può cambiare il proprio metodo di gestione interna che si ripercuote logicamente verso il paziente;
- Apprendere una metodica di lavoro nell’ambito amministrativo e organizzativo che sposti l’ago della bilancia DAL paziente VERSO lo studio: è lo studio che in modo cortese, garbato e confidenziale deve dire al paziente come ci si comporta all’interno dello studio stesso;
- Trasformazione della gestione dati da cartaceo a digitale, tramite un software gestionale:
- Questo consentirà di avere una “scusa” per fare subito fattura, incassare cifre precise e stabilite a fronte di un preventivo ben impostato;
- Tutto ciò deve modificare modi di fare e azioni che fino ad oggi hanno creato solo affaticamento mentale e fisico per il personale dello studio; - Avere un controllo maggiore ed immediato della situazione economica dei pazienti:
- direttamente dalla scheda di ciascuno di essi, in modo tale da visionare immediatamente le condizioni di pagamento e sapere tempi e cifre da incassare dal paziente. E non “faremo la prossima volta”; - Utilizzo di agenda elettronica per fissare da subito e sempre il prossimo appuntamento per il paziente anche nell’anno successivo (pensa quando sei a ottobre e devi dare un appuntamento a marzo dell’anno dopo, ma non hai l’agenda cartacea nuova);
- Comunicazione più efficace dello studio verso il paziente sottolineando l’importanza dei controlli periodici e delle sedute di igiene orale.
MINACCE
- Se non avessero colto l’opportunità o “scusa” del cambio di gestione (e cambio di mentalità direi), sarebbero finiti forse in bancarotta. Questa era l’unica vera minaccia;
- Il cugino odontotecnico riservava si prezzi particolari allo studio, ma comunque ad ogni fine mese presentava regolarmente fatture dei lavori protesici realizzati;
- Come lui anche tutti gli altri fornitori sono puntualissimi a fine mese con le loro fatture;
- Peccato invece che lo studio con gli incassi fosse perennemente in ritardo, costringendo negli ultimi 3/4 anni il dottore a tirar fuori di tasca sua della liquidità per fronteggiare le spese;
- Studio dentistico con agenda piena, aperto da lunedì fino a sabato, orari pazzeschi … ma incassi molto molto rarefatti per via del clima familiare e confidenziale classico del piccolo paese dove tutti si conoscono.
Oggi questo studio ha mantenuto il clima di confidenza che comunque lo contraddistingue, però ora il paziente di sente “parte di un sistema” che funziona in un certo modo, che ha regole che guidano verso la soddisfazione del paziente … se questo si attiene alle regole.
Gli appuntamenti ora vengono scanditi, organizzati dalle signorine, non viene più chiesto al paziente “quando vuole venire per l’appuntamento con il dottore ?”
I preventivi vengono preparati e presentati al paziente perdendo qualche minuto in più rispetto a prima e per accettazione vengono fatti firmare, non più accordi verbali.
Per prestazioni terminate nella singola seduta, il pagamento viene richiesto immediatamente, come spiegato in fase di preventivo.
Per trattamenti più lunghi e complessi, viene già stilata una scaletta di pagamenti in relazione ai vari momenti clinici, e non c’è più imbarazzo nel chiedere denaro al paziente.
In quanto tempo è avvenuta questa trasformazione ?
in circa tre anni e ancora probabilmente ci sono molte cose da vedere …
Ma se in quel febbraio del 2015 durante l’incontro col dottore non ci fossimo fermati il giusto tempo per individuare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce …
Sarebbe successo tutto ugualmente ?
Non lo so, pero’ posso dirti che quelle 2 ore di chiacchiere col dottore qualcosa gli avevo lasciato …
gli avevo lasciato la curiosità del mio approccio …
non ho cercato di vendergli nulla, l’ho ascoltato e insieme abbiamo messo su un foglio i punti della analisi SWOT.
Ciò che facciamo, attraverso la nostra attività di consulenza e affiancamento, è supportare il dentista nel focalizzarsi sui reali problemi del proprio studio, partendo dalla definizione degli obiettivi e delle priorità.
Solo comprendendo dove si trova il problema, quest’ultimo potrà essere risolto.
Un’Analisi Iniziale, fatta insieme, rileva fin da subito i problemi che frenano da troppo tempo la crescita dello studio.
Per saperne di più contattaci, saremo lieti di rispondere alle tue domande e fissare un appuntamento per un’analisi iniziale presso il tuo studio dentistico.
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore