La segreteria di uno studio odontoiatrico possiamo paragonarla al cervello del corpo umano: senza di essa la struttura non può andare avanti.

È la segreteria infatti che si occupa di coordinare tutte le sale operative, i flussi di cassa in entrata e in uscita, gli appuntamenti dei pazienti, la gestione della contabilità e molto altro…

La sua funzione di coordinamento e controllo è fondamentale per la buona gestione di uno studio dentistico.

Per questo motivo “l’efficienza” deve essere un aspetto fondamentale da curare, migliorando giorno dopo giorno la gestione e la crescita dello studio.

Ma non solo…

Poter contare su una persona che abbia del tempo disponibile da dedicare ai pazienti che vengono in studio, offrendo loro un caffè, riservando loro qualche attenzione in più, rassicurandoli e facendoli sentire a proprio agio e non solo come una fonte di guadagno, è un ottimo strumento per rafforzare la relazione con loro e fidelizzarli .

Dunque quali sono i consigli che possono essere messi in pratica dal punto di vista gestionale per ottenere un evidente risparmio di tempo nella segreteria dello studio?

1. Dotare lo studio dentistico di un’agenda elettronica

I principali vantaggi offerti dall’utilizzo di un’agenda digitale sono tre:

• La possibilità di trovare istantaneamente qualunque appuntamento fissato.
• La possibilità di gestire qualsiasi appuntamento fissato in modo immediato (ad esempio, spostare l’appuntamento oppure inviare un reminder al paziente).
• Avere una visione aggiornata in tempo reale degli impegni fissati e della disponibilità dello studio

Integrare un’agenda elettronica a un software gestionale dedicato è un modo tanto semplice quanto prezioso per migliorare in modo netto l’efficienza dello studio dentistico.

2. Richiamare i pazienti in appuntamento il giorno dopo

Contattare oggi i pazienti con appuntamento per domani, è un ottimo modo per ricordare loro la seduta fissata e mostrarsi, allo stesso tempo, presenti. 

Una strategia alternativa alla telefonata è rappresentata dall’invio di un messaggio, SMS o Whatsapp. Anche in questo caso, però, se l’operazione dovesse essere eseguita manualmente, il risultato in termini di minuti impiegati resterebbe il medesimo.

Un’enorme perdita di tempo!

Sicuramente il messaggio è un supporto più freddo e meno umano della telefonata, ma è sempre possibile differenziare la propria strategia: 

• Contattare telefonicamente quei pazienti che hanno appuntamenti importanti che richiedono più di un’ora di tempo (si pensi alla chirurgia, implantologia o protesi)
• Utilizzare l’invio di messaggi al restante gruppo di pazienti, ovvero quelli che devono sottoporsi ad un controllo o a prestazioni semplici (classicamente appuntamenti di igiene).

Questo metodo consente, allo stesso tempo, di ottimizzare i tempi e mantenere saldo il legame personale con i pazienti.

3. Pianificare gli appuntamenti per l’igiene orale

Per le sedute periodiche come l’igiene orale, è fondamentale calendarizzare gli appuntamenti con i pazienti in via preventiva.

Al termine della seduta stessa si fissa già l’appuntamento futuro con un ciclo di sedute di igiene a 3, 6 e 12 mesi dalla prima, in modo da evitare, ogni volta, di dover chiamare il paziente preventivamente (magari dovendo fare anche più d’una telefonata) per tentare di fissare l’appuntamento.
Sembra quasi di “andare a pesca, di tentare di strappare l’appuntamento a tutti i costi.” 

Sarà sufficiente inviare un messaggio (o programmare l’invio tramite il software gestionale) per la conferma alcuni giorni prima, in quanto dobbiamo “solo” ricordare l’impegno già preso (cioè l’appuntamento già fissato) mesi prima. 

Difficile avere una ricetta per evitare “buchi in appuntamento, ma questo metodo aiuta ad evitarne il più possibile.”

4. Definire preventivi e modalità di pagamento

La stesura di preventivi con relative modalità di pagamento chiare è un altro strumento che consente di risparmiare tempo, oltre ad avere sempre una visione precisa della situazione dei pagamenti dilazionati dei vari pazienti. 

E se fosse così per tutti i pazienti o, comunque, più d’uno nella giornata? 

Oltre al fattore tempo, poi, ci si trova a fare i conti con una questione di trasparenza: se ogni volta che lo stesso paziente, dopo un appuntamento, chiede di conoscere la propria situazione contabile lo si rimanda alla volta successiva, il residuo da saldare può crescere e raggiungere cifre impegnative che possono essere sia un problema per lo studio, sia motivo di malcontento per il paziente.

5. Creazione di report periodici

Per poter condurre al meglio lo studio odontoiatrico è fondamentale avere una visione sempre aggiornata del suo andamento.
Solo così si potranno pianificare futuri investimenti o mettere in atto eventuali correzioni.

Ricavare questa visione da carte e documenti sparsi qua e là tra archivi fisici e cartelle digitali è, però, molto complicato oltre che dispendioso in termini di energia e, soprattutto, tempo. 

In ogni studio dentistico, ordine e organizzazione sono di primaria importanza, anche nei documenti fiscali e contabili.
Registrando tutte le informazioni con regolarità si avrà la possibilità di realizzare dei report periodici sull’andamento dell’attività, senza impazzire e in modo quasi istantaneo.

Stai sfruttando il tuo software gestionale per ottimizzare la gestione del tuo tempo e di quello dei tuoi collaboratori? Ti sei mai chiesto se i processi lavorativi e i tempi di gestione del tuo studio dentistico possono essere migliorati?

Contattaci per scoprire come, attraverso un percorso di consulenza personalizzato e l’utilizzo di un software gestionale, possiamo aiutarti a ottimizzare la gestione del tempo nel tuo studio dentistico, ridurre il carico di stress nei tuoi collaboratori e migliorare il rapporto con i tuoi pazienti.

Arcangelo ZulloConsulente - Formatore