La professionalità e le competenze cliniche dei dentisti non sono gli unici elementi determinanti per il buon funzionamento di tutto lo studio dentistico: anche i numeri contano!

Dopotutto, un dentista è un professionista clinico abituato a lavorare con i numeri quotidianamente. Basti pensare a tutte le misure che rileva scrupolosamente per il corretto compimento degli interventi: dimensioni degli impianti, altezze verticali, lunghezze dei canali radicolari, spostamenti mesiali, ti dicono qualcosa?

Ma poi esistono altri numeri fondamentali da considerare, tracciare ed analizzare per fare in modo che l’attività dello studio possa proseguire in modo regolare e proficuo.
Possono essere divisi in due categorie:

• Numeri che possono affossare lo studio
• Numeri che possono far crescere lo studio.

Si tratta di tutti quegli aspetti del lavoro dello studio dentistico a cui è bene dedicare maggiore attenzione, al fine di eliminarli o, quanto meno, limitarli. Nella nostra esperienza, troppe volte abbiamo visto prendere con troppa leggerezza queste variabili, dando loro troppa poca importanza. 

Certo, questi numeri presi singolarmente potrebbero dare l’impressione di non avere chissà quali gravi conseguenze, ma, come si dice, è la somma che fa il totale!

Sconti concessi con troppa leggerezza

Ma, a meno che tu non abbia deciso di trattare esclusivamente le star milionarie di Hollywood, se per un servizio hai stabilito un determinato prezzo, avrai fatto i tuoi calcoli, considerando la copertura dei costi e il guadagno. 

E se i costi, per forza di cose, sono fissi, concedendo sconti andrai per forza a limare il tuo guadagno o, peggio, aggiungerai una voce alla lista delle spese.

Rifacimenti periodici

In questo senso le casistiche più comuni sono due:

• Manufatti protesici sbagliati o difettosi: da registrare, in modo da tenerne traccia, quantificarli e analizzarne la provenienza. Se i problemi dovessero riguardare soltanto le protesi di un laboratorio nello specifico, allora sarà opportuno rivolgersi a un fornitore alternativo per il futuro.
• Otturazioni che si staccano: un’otturazione dovrebbe durare per anni, ma se dovesse staccarsi dopo poco tempo è chiaramente un problema. 

Questi errori comportano un danno doppio: 

• economico, perché il paziente non può, giustamente, pagare di nuovo per un lavoro mal fatto, ma non può di certo rimanere con un dente bucato;
• d’immagine, perché anziché fidelizzare il cliente, il rischio è quello di allontanarlo, con la possibilità di un passaparola negativo. 

Tutti questi problemi dovrebbero essere registrati nel software gestionale, così facendo è facile risalire al numero dei pazienti coinvolti in un determinato periodo e quali dei tuoi collaboratori sono responsabili. 

A seconda dei dati raccolti potresti accorgerti di stare collaborando con persone poco capaci o professionali e potrai agire di conseguenza.

Numero di prestazioni gratuite

Sì, idealmente potrebbe sembrare giusto così, ma ci sono almeno due buoni motivi per cui, al contrario, bisognerebbe evitare questo tipo di lavori:

• Aspetti fiscali: l’Agenzia delle Entrate non considera i rapporti di amicizia e i legami familiari.
• Costi: qualunque sia il rapporto che ti lega al paziente, i costi che lo studio sostiene per l’intervento non cambiano.

Un altro comune caso di prestazione gratuita è rappresentato da tutti quegli interventi eseguiti senza essere messi in evidenza. Ad esempio, ti è mai capitato di accorgerti, mentre stai trattando un paziente, che il dente accanto a quello su cui stai lavorando  ha un piccolo “lavoretto da fare”? E pensi “massì, già che ci sono sistemo anche questo”. 

Questi interventi “di cortesia” non previsti si trasformano immediatamente in un costo per lo studio, che non sarà coperto, semplicemente perché, una volta che un preventivo è stato accettato, non è possibile così facilmente modificarne l’importo al rialzo.

Terapie lunghe non portate a termine

Il rischio è che il paziente accetti il preventivo presentato per un trattamento da concludere in 5 sedute, paghi un acconto e si sottoponga alle prime 4, salvo poi disdire l’ultimo appuntamento senza più farsi sentire e, quindi, senza più saldare. 

Lo studio si troverebbe, così, a pianificare la propria attività sulla base di una determinata previsione d’incasso, che tuttavia, non si è realizzata.

Quante volte si ripetono queste situazioni in un anno? Quanti sono i pazienti coinvolti? Conoscere questi dati è utile per capire come evitare di cadere nuovamente nello stesso problema.

Numero di mancati appuntamenti

È un problema diffuso, ma non per questo trascurabile: ogni appuntamento saltato è un guadagno mancato.

Ogni seduta saltata deve essere registrata, in modo da capire quante effettivamente sono e il perché. Se emerge che i pazienti coinvolti sono ciclicamente gli stessi, sarà opportuno rivedere il rapporto con essi. Se così non fosse, però, il problema potrebbe essere interno allo studio e diventa di primaria importanza identificarlo, per evitare che l’inconveniente si possa ripresentare.

Totale dei preventivi rifiutati o in sospeso

Esattamente come nel punto precedente, anche in questo caso è fondamentale avere una visione certa di quanti sono i preventivi non accettati oppure rimasti senza risposta perchè il paziente ci deve pensare. 

Se il numero dei preventivi non accettati o in sospeso fosse alto allora potrebbe significare che qualcosa non va internamente allo studio: come presenti i preventivi e relative modalità di pagamento? Sei sicuro che i pazienti comprendano le informazioni erogate e si siano sentiti liberi di fare domande ? Hai mai analizzato i prezzi stabiliti  per i tuoi servizi? Sono coerenti o fuori mercato?

Spese fuori budget

È importante registrare ogni acquisto, per capire se le spese rientrano nel budget prefissato oppure se lo si è sforato. Se fosse questo il caso, si tratta di spese giustificate oppure superflue?

Non ultimo, da tenere sotto osservazione, è il numero dei pazienti che si presentano in studio senza appuntamento per delle urgenze. Sono situazioni per lo più gestibili, ma che possono alterare la programmazione dei trattamenti e invalidare le previsioni di incasso.

Come detto all’inizio dell’articolo, questi elementi, presi singolarmente, non creano enormi danni alla struttura e gestione dello studio dentistico. Eppure se vengono sommati l’uno con l’altro possono incidere negativamente sul medio lungo periodo. 

Per questo motivo è fondamentale rendersi conto e considerarli uno per uno, con l’obiettivo di evitare il presentarsi di questi numeri e correggere il tiro per diventare uno studio che, al contrario, sta crescendo sul mercato!

Se vuoi padroneggiare al meglio questi numeri puoi farlo in autonomia oppure puoi avvalerti della nostra consulenza. Contattaci per maggiori informazioni!

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Arcangelo ZulloConsulente - Formatore