La presentazione di un preventivo chiaro è il primo passo da compiere da qualunque studio dentistico per la concretizzazione di un rapporto terapeutico con il paziente.

Più che la convenienza, in questa prima fase, ciò che conta è la trasparenza: anche se il paziente ancora non dispone di dati per fare dei confronti, sarà sicuramente in grado di percepire l’accuratezza della proposta che gli viene presentata.

Per farsi scegliere, poi, esistono altri due importanti fattori da tenere in considerazione: equità e competitività.

 Per riuscire a redigere un preventivo che abbia tutte queste caratteristiche e che, quindi, possa essere preso in considerazione e accettato dal paziente, è fondamentale avere un riferimento preciso, ovvero un tariffario.

Un preventivo non può esistere senza tariffario

La stesura di un preventivo per un ciclo di terapie odontoiatriche non è un’operazione banale, ma un accurato processo di analisi e valutazione basato su alcune precise fasi.

Il primo step deve essere una visita odontoiatrica preliminare, ma non superficiale, anzi l’esatto opposto.

La prima visita non dovrebbe mai essere più breve di 15 o 20 minuti, ovvero il tempo necessario per ascoltare le esigenze del paziente, quali sono i suoi problemi e verificarli direttamente tramite una visita del cavo orale. 

Una visita di questo tipo non è solo fondamentale per definire il preventivo con la massima accuratezza e senza il rischio di sottostimare l’intervento, ma è anche un modo per far percepire al paziente l’attenzione che viene riservata al suo problema. 

Far sì  che il paziente si senta ascoltato è un primo passo  per conquistare la sua fiducia.

Successivamente occorre presentare in modo chiaro e trasparente il piano terapeutico individuato per soddisfare le necessità del paziente, accompagnato dal suo prezzo. 

Un prezzo non stimato sulla base di ipotesi o esperienza, ma calcolato in modo analitico e matematico sulla base di un listino prezzi definito.

… E se non c’è un tariffario?

 L’assenza di un listino prezzi nello studio dentistico non può che avere delle conseguenze negative.

Come anticipato qualche riga più sopra, la capacità di produrre dei preventivi precisi sulla base di un tariffario, comunica al paziente trasparenza e genera in esso fiducia, evitando malintesi e momenti di imbarazzo.

Al contrario, un preventivo fumoso o presentato male non farà altro che generare insicurezza nei pazienti, che saranno meno propensi a scegliere di farsi trattare dallo studio dentistico in questione, temendo, ad esempio, costi nascosti o spese impreviste.

Non solo verso i pazienti, la mancanza di un listino prezzi può generare confusione anche all'interno dello studio dentistico. 

Ad esempio in uno studio condotto da più medici, l’assenza di un tariffario può creare malumori tra i vari membri del team, per disaccordi sulle decisioni prese in merito ai prezzi di quel trattamento o dell’altro. 

Allo stesso modo, l’incertezza sulle tariffe da applicare può creare dubbi e rendere più complicata la gestione amministrativa e contabile dello studio e mettere in difficoltà il personale di segreteria quando “hanno il pazienti in piedi alla reception e non si sa cosa raccontargli.” 

Come definire il tariffario per lo studio dentistico: cosa considerare e gli errori da evitare

La stesura di un listino prezzi per le prestazioni eseguite nello studio dentistico è un’operazione estremamente delicata e complessa, che deve essere svolta con sicurezza e sulla base di dati e numeri certi.

A questo scopo sarà di grande aiuto dotarsi di un software gestionale: uno strumento efficace che consente di avere pieno controllo sulla gestione dell’attività dello studio dentistico e grazie al quale è possibile ottenere una visione puntuale dell’andamento dell’attività in funzione dei dati inseriti. 

In particolare:

• Il prezzo di listino ipotizzato o proposto
• Il tempo di esecuzione della prestazione 
• Il costo orario dello studio, quindi il costo orario di ogni poltrona 
• I costi di laboratorio
• Il costo dei materiali di consumo impiegati
• Il costo dell’operatore clinico

Valutare i listini della concorrenza: i vantaggi

Conoscere e saper valutare i listini prezzi degli studi dentistici concorrenti è altrettanto importante per identificare i punti di forza e le eventuali debolezze del proprio tariffario, posizionarsi in modo competitivo sul mercato e creare un’offerta attraente per i pazienti, sia per i potenziali sia per quelli già in essere.

In particolare, conoscere i prezzi della concorrenza aiuta a:

• Definire una strategia competitiva: ad esempio, potrebbe essere vantaggioso posizionarsi  con un’offerta più accessibile per determinate prestazioni. Questo potrebbe aiutare ad attirare nuovi pazienti che si rivolgeranno allo studio per quella specifica necessità, e fidelizzarli offrendo loro un’esperienza positiva, sia dal punto di vista economico, sia dell’accoglienza.
• Allineamento con il mercato: conoscere i prezzi degli studi concorrenti permette di evitare di posizionarsi troppo in alto o troppo in basso rispetto alla media di mercato. Non solo i prezzi troppo alti possono scoraggiare i potenziali clienti, anche delle tariffe troppo basse possono dare l'impressione di un servizio di scarsa qualità
• Strategie di marketing e promozioni: avere una visione realistica dei prezzi della concorrenza può ispirare l’ideazione di campagne di marketing mirate.
• Presidiare delle nicchie di mercato: conoscere le tariffe dei concorrenti può rivelare le carenze nella loro offerta e dare allo studio dentistico la possibilità di specializzarsi in una o più nicchie di mercato poco presidiate (ad esempio gnatologia, posturologia ……)
• Gestire le aspettative dei pazienti: oggigiorno, i pazienti hanno un accesso più semplice alle informazioni, possono confrontare i prezzi di vari studi dentistici prima di decidere a quale rivolgersi. Conoscere i prezzi dei concorrenti può aiutare a gestire le obiezioni dei pazienti, “giustificando” in modo concreto il valore dei propri servizi.

Altre accortezze importanti per stabilire il tariffario dello studio dentistico

È doveroso tenere bene a mente anche alcuni semplici accorgimenti per aggiornare il listino prezzi dello studio dentistico e fare in modo che possa essere sempre adeguato all’attualità.

Quindi occorre:

• Verificare e, se necessario, aggiornare il tariffario almeno ogni due anni, in particolar modo in relazione ai costi dello studio (sia fissi che variabili) che possono variare anche considerevolmente
• Adeguare le tariffe delle prestazioni in funzione del loro costo e di quante volte vengono eseguite in un anno

Considerare gli indici ISTAT: il costo della vita, l’inflazione,  sono comunque fattori che incidono sul listino dello studio dentistico.

Errori da evitare nella definizione del proprio tariffario

A queste indicazioni si aggiungono anche alcuni errori comuni che si possono commettere, più o meno ingenuamente, nella definizione del tariffario del proprio studio dentistico e che è bene conoscere in modo da evitarli. 

Sono principalmente due:

• Definire i prezzi delle prestazioni in modo variabile a seconda dell’occasione: un tempo i margini di profitto sulle prestazioni eseguite erano nettamente superiori  a quelli odierni. Oggi non ci sono più grandi possibilità di manovra e il listino prezzi fatto “a memoria” non è più una variabile accettabile. Come anticipato, il listino deve essere calcolato su numeri certi, qualche cauta eccezione si può sempre fare, ma non deve essere la normalità
• Avere un listino prezzi “ad personam”, ovvero stabilire un prezzo diverso per la stessa prestazione a seconda che il paziente trattato sia uno storico o uno nuovo, un amico oppure un parente: un metodo che non può che creare confusione. È, invece, necessario avere un listino unico ben definito, in base al quale valutare se fare uno sconto a seconda della situazione. Attenzione però, non uno sconto “a simpatia”, ma sempre a fronte di una contropartita. Ad esempio, può essere uno sconto per un pagamento in un’unica soluzione, oppure perché si è concordata una serie di interventi su tutti i membri della famiglia del paziente.

Definire il tariffario dello studio dentistico: l’importanza della consulenza

Ogni professionista e imprenditore che si rispetti deve essere in grado di gestire e comprendere gli aspetti amministrativi ed economici, anche quelli più basilari, della propria azienda, ma a meno che non si tratti di un commercialista, le sue competenze saranno ben altre.

 Ecco perché le conoscenze del medico dentista sono fondamentali per la stesura del listino prezzi, ma altrettanto importante è il contributo di un consulente professionista che si occupa di gestione finanziaria e operativa in ambito sanitario.

Vuoi scoprire da dove partire per creare un tariffario adeguato per lo studio dentistico? Arcangelo Zullo, durante uno dei suoi ultimi webinar, dedicati proprio a questo argomento, ci spiega nel video qui sotto quali sono gli elementi che servono per produrre un tariffario prezzi adeguato al proprio studio dentistico. Guardalo ora!