
Monitoraggio della Situazione Debitoria dei Pazienti: Evitare Debitori e Intervenire in Modo Efficace
La gestione delle finanze è un aspetto cruciale per qualsiasi studio dentistico.
Tra le molte sfide, monitorare la situazione debitoria dei pazienti è fondamentale per garantire la stabilità finanziaria dello studio e per prevenire situazioni di insolvenza dei pazienti.
Ma per capire come gestire le situazioni debitorie dei pazienti occorre, innanzitutto, conoscere cosa significa essere debitore oggi.
Forse ti starai chiedendo: “perché oggi?”
Semplicemente perché, come ben saprai, il lavoro negli studi dentistici è cambiato moltissimo rispetto a 30 o 40 anni fa, e non solo in termini di tecnologie, terapie o procedure.
Rispetto agli anni ’80 o ’90, infatti, anche i margini di guadagno si sono ridimensionati, ma… Al ribasso! Questo impone maggiore scrupolosità, soprattutto riguardo al pagamento delle prestazioni erogate.
Ecco, allora, che debitore non è soltanto il paziente che ha terminato il trattamento e non ha ancora versato il saldo, ma anche quello che si trova in fase di cura senza aver versato un anticipo o comunque con un debito già sulle spalle.
Situazioni di questo tipo possono mettere in seria difficoltà lo studio dentistico, che spesso ha già saldato le fatture dei fornitori ma ancora non ha incassato dai pazienti i corrispettivi per i trattamenti eseguiti.
Tenere sotto controllo le posizioni debitorie aperte diventa quindi fondamentale, se non per eliminare del tutto il problema, per ridurne, quanto meno, al minimo l’impatto sul bilancio dello studio.
Strategie per evitare pazienti debitori
Per evitare di ritrovarsi con troppi pazienti con situazioni debitorie aperte e salvaguardare i conti dello studio, ci sono alcune strategie da seguire e alcune accortezze da prendere.
Per minimizzare il rischio di pazienti insolventi è quindi fondamentale:
- Raccogliere i dati anagrafici completi dei pazienti: oltre ai dati personali e di contatto, è utile raccogliere informazioni anche sul luogo di lavoro del paziente e sui familiari, per eventuali comunicazioni urgenti. L’utilizzo di un software gestionale consente di organizzare tutte queste informazioni in modo efficace.
- Far firmare tutti i preventivi: prima di iniziare un qualsiasi trattamento, è indispensabile far firmare al paziente un preventivo dettagliato. Questo documento non solo definisce a monte il costo delle cure, ma è fondamentale per tutelarsi da contestazioni e semplificare eventuali azioni di recupero del credito.
- Strutturare dei piani di pagamento personalizzati: offrire soluzioni flessibili, come pagamenti rateali o stabilire il versamento di un anticipo in caso di trattamenti prolungati, è un’ottima soluzione per andare in contro alle esigenze dei pazienti e ridurre i rischi di insolvenza.
L’utilizzo di un software gestionale consente di estrapolare tutti i dati necessari e analizzarli, al fine di riuscire a mettere in pratica tutto questo.
Il percorso da seguire potrebbe essere schematizzato su 3 fasi:
- Comprensione
- Analisi
- Azione
1. Capire la situazione
Grazie alle informazioni restituite dal gestionale è possibile capire:
- Il totale dei crediti pendenti, suddivisi per paziente o per tipologia di trattamento
- Lo storico degli incassi per ogni singolo paziente, per identificare i pagamenti in ritardo e, nel caso, intervenire con solleciti
- Il tasso di pazienti a debito, per capire quanti hanno ancora fatture da saldare
- La previsione di incasso sul singolo paziente, data dalla somma del suo attuale debito e il valore delle eventuali prestazioni ancora da effettuare
- La data dell’ultimo pagamento eseguito dal paziente
- La data dell’ultimo appuntamento con il paziente
- La data del successivo appuntamento con il paziente
2. Analizzare i dati
Da queste informazioni è possibile fare una prima scrematura, e dividere i casi aperti in due gruppi: quelli risolvibili e quelli che, presumibilmente, non lo sono.
Ecco due esempi pratici:
- Situazione irrimediabile: un paziente ha un debito aperto per 100€, dall’ultimo pagamento ricevuto sono trascorsi più di 18 mesi e da almeno due anni non si è più presentato in studio. Questo è il classico esempio di debito irrecuperabile, a meno di non insistere con telefonate e solleciti.
- Situazione recuperabile: un paziente ha un debito aperto per 500€, deve ancora completare il percorso terapeutico con prestazioni già preventivate per un valore di oltre 2000€, ma ancora non ha la data del successivo appuntamento. In questo caso, una telefonata al paziente con la scusa di fissare la prossima seduta, rappresenta un’occasione per fare il punto sulla situazione dei pagamenti.
Fatta questa prima distinzione, occorre assegnare un grado di priorità alle diverse situazioni debitorie aperte.
Le situazioni debitorie che vanno prese in carico con la massima priorità sono quelle dei pazienti che:
- hanno già completato per intero il ciclo di prestazioni del trattamento
- hanno un debito da saldare rilevante (superiore a 150€)
- hanno eseguito l’ultimo pagamento più di 6 mesi prima
- non hanno ancora un appuntamento fissato.
Le situazioni meno prioritarie sono invece quelle dei pazienti che:
- sono in fase di completamento del ciclo di prestazioni del trattamento
- hanno già un debito da saldare modesto (inferiore a 200€)
- hanno eseguito l’ultimo pagamento più di 3 mesi prima
- hanno già una data fissata per il successivo appuntamento.
Sono gradi di priorità differenti, ma entrambi i casi richiedono un’azione da parte dello studio al fine di recuperare il credito.
3. Agire: quali azioni si possono intraprendere?
È arrivato il momento di intervenire, ma occorre procedere per fasi.
Fase 1: azioni dirette dello studio
- Almeno 2 telefonate (se non si risolve al primo tentativo) per ricordare al paziente il debito da saldare
- Invio di una raccomandata con richiesta di pagamento del debito entro 3 giorni dal ricevimento della stessa. Considerando che il paziente potrebbe sentirsi in imbarazzo nel presentarsi di persona in studio per saldare il conto, nella lettera è fondamentale indicare il codice IBAN su cui effettuare il pagamento, così da essere effettuato comodamente da casa.
- Se c’è la possibilità, fare pressione a persone che hanno un legame con il paziente e con le quali si è in contatto, affinché possano cercare di convincerlo a saldare il debito.
Se tutte queste azioni non portano alcun risultato si passa alla fase successiva.
Fase 2: intervento delle agenzie di recupero crediti
In questo caso è necessario fornire all’agenzia incaricata la documentazione clinica del paziente e, soprattutto, il preventivo firmato sul quale sono indicate anche le modalità di pagamento.
Avviata la procedura, l’agenzia di recupero crediti farà una pre-analisi di solvibilità (o solvenza) del paziente. Se non emergono problemi di liquidità, l’agenzia procederà a contattare il paziente, per stabilire un piano economico di rientro.
Monitorare la situazione debitoria dei pazienti e intervenire con azioni concrete è essenziale per mantenere la stabilità finanziaria dello studio.
Sorvolare sui debiti insoluti può generare, verso l’esterno, l’errata percezione che i pagamenti non siano realmente dovuti.
Al contrario, investire in una gestione efficace delle finanze dello studio, anche attraverso strumenti dedicati come un software gestionale, come Biosfera Software, aiuta a prevenire e affrontare queste problematiche in modo concreto e professionale.
Per maggiori informazioni ti invitiamo a contattarci!

Arcangelo ZulloConsulente - Formatore