La cura del paziente è uno dei capisaldi dell’attività di ogni studio dentistico, o se vogliamo, di qualsiasi studio medico.

Cura dei pazienti che non si limita soltanto all’aspetto prettamente medico-terapico, ma che si estende anche a tutto ciò che ruota attorno ai suoi dati personali.

Per poter avere successo dal punto di vista imprenditoriale, lo studio odontoiatrico deve sempre puntare a fornire ai propri pazienti un servizio di primissimo livello e, per farlo, il medico e il personale dello studio dovrebbero mantenersi costantemente aggiornati, in modo da conoscere alla perfezione le norme vigenti e mettersi in condizione di poterle rispettare.

 Tra queste norme, rivestono particolare rilevanza quelle relative al Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, in riferimento al GDPR, sia in termini di sicurezza, sia dal punto di vista della privacy.

Privacy e sicurezza dei dati dei pazienti nello studio dentistico: non soltanto una questione di norme

Prendersi cura dei dati personali, garantirne la sicurezza e la privacy non è soltanto un imprescindibile requisito legale, ma è anche uno dei pilastri fondamentali alla base del rapporto di fiducia che si instaura tra studio dentistico e paziente.

 Perché la fiducia è a sua volta l’elemento chiave per un legame duraturo e proficuo, così come la fidelizzazione dei pazienti è la base per il successo dello studio.

Una gestione non adeguata dei dati personali dei pazienti può avere conseguenze anche gravi, sia dal punto di vista legale, sia di reputazione, da cui non può che derivare la perdita di fiducia e la rottura del rapporto medico-paziente.

Back-up e cifratura: gli strumenti per la sicurezza dei dati nello studio dentistico

Per essere conformi al GDPR europeo ci sono due strumenti da rispettare:

• Back-up dei dati
• Cifratura dei dati.

Vediamo di seguito in cosa consistono, come implementarli e come utilizzarli nel proprio studio dentistico.

 Con backup si intende semplicemente creare una (o più) copie di sicurezza dei dati, in modo da potervi accedere sempre, anche qualora dovesse verificarsi un guasto al sistema di archiviazione (sia esso anche l’hard disk di un computer) o un furto.

Esistono diverse tipologie di backup e metodi per realizzarli, vediamole di seguito.

Tipologie di Backup per la Sicurezza dei Dati

 Backup su dispositivo fisico o Backup locale

Questo metodo è ideale per gestire grandi quantità di dati, come anche i referti di radiografie, ad esempio, che richiedono molto spazio di archiviazione. 

Il vantaggio principale del backup locale è la velocità: la trasmissione dei dati da e verso un dispositivo fisico è rapida, anche per grandi volumi. 

Tuttavia, un limite significativo di questo approccio è la vulnerabilità al furto o danni, poiché i dispositivi sono spesso collocati all'interno dello studio e potrebbero, quindi, essere rubati insieme al server principale su cui sono archiviati i dati, causando, così, la perdita totale di cartelle pazienti e agende appuntamenti.

 Backup in Cloud

Il backup in cloud è più adatto per quantità di dati moderate (approssimativamente fino a 700 MB). 

Questa soluzione riduce il rischio di perdita di dati dovuto a furto o guasti, grazie alla ridondanza propria dei sistemi cloud. Anche se uno dei server dovesse smettere di funzionare, un altro conserverebbe comunque una copia dei dati. 

Per contro, il trasferimento di grandi quantità di dati verso un sistema cloud può essere lento, richiedendo oltre 24 ore per completare il backup di diversi gigabyte, rendendo poco pratico un backup quotidiano per dati di grandi dimensioni.

Metodologie di Backup: Incrementali e Completi

 Backup Incrementali

Dopo il primo backup completo, il metodo incrementale salva solo i dati aggiunti, modificati o eliminati, tracciando esclusivamente le modifiche rispetto ai dati esistenti. 

Questo metodo è molto veloce e riduce i tempi di backup. Tuttavia, un possibile svantaggio è la dipendenza dalla sequenza di backup: se un backup intermedio dovesse corrompersi, potrebbe risultare difficile ripristinare correttamente tutti i dati, con il rischio di una conseguente perdita di informazioni.

 Backup Completi

Questo approccio prevede la copia dell'intero pacchetto di dati a ogni esecuzione, indipendentemente dalle modifiche e dalla mole degli stessi. 

Sebbene questa soluzione richieda un maggiore impiego di risorse e rallentare la velocità delle operazioni sulla rete dello studio, garantisce la disponibilità di un'intera copia dei dati per ogni backup, permettendo, qualora necessario, un loro ripristino completo e accurato. 

Seguendo questa strategia, mantenendo un intervallo di 7-10 backup completi, ci si assicura la possibilità di ricostruire l’intero pacchetto di dati di qualsiasi giorno specifico e in qualunque momento.

Con che frequenza effettuare i Backup?

Ogni quanto va fatto il backup? 

Anche a questa domanda la risposta è multipla e dipende da diversi fattori, come la tipologia di dati da copiare e la quantità.

Sostanzialmente, il backup potrebbe essere fatto con cadenza giornaliera, settimanale o, addirittura, mensile, in base all’importanza specifica dei singoli dati.

Nello specifico, una struttura di backup ideale potrebbe essere:

• Giornaliero: è consigliato eseguire un backup quotidiano per i dati testuali, come i database delle anagrafiche pazienti, preventivi, fatture e appuntamenti, ovvero tutti quei dati fondamentali per la gestione quotidiana dello studio.
• Settimanale: un backup settimanale è ideale per i dati più pesanti e voluminosi, come radiografie e fotografie, che non subiscono modifiche frequenti, ma sono cruciali per la diagnosi e il trattamento.

Mensile: un backup completo mensile di tutto il sistema server dello studio garantisce la sicurezza di tutti i dati, permettendo un ripristino completo in caso di necessità.

Backup dei dati dello studio dentistico: cosa dice il GDPR

Il GDPR raccomanda di effettuare un backup dei dati almeno ogni 3 mesi, ma tutto dipende dal tipo di dato specifico e dalla sua importanza. 

Come abbiamo già anticipato precedentemente, perdere un intero mese di archivio può essere una cosa da poco per alcune tipologie di dati, ma può essere gravissimo per altre, come le schede dei pazienti, preventivi, fatture e l’agenda appuntamenti.

Pertanto, a prescindere da quanto stabilisce la normativa, la frequenza dei backup dovrebbe essere proporzionale all'importanza dei dati trattati: più i dati sono cruciali, più frequenti dovrebbero essere i backup.

Che cos'è la cifratura dei dati? Che vantaggi ha?

 La cifratura è una tecnica di crittografia utilizzata per proteggere i dati rendendoli incomprensibili senza una chiave di decodifica. 
Questa pratica è fondamentale per prevenire gli accessi non autorizzati ai dati e proteggersi dai furti.

La legge sulla privacy e il GDPR raccomandano l'uso della cifratura come misura di sicurezza per la tutela dei dati personali – in questo caso, quelli dei pazienti –, sia quando sono archiviati in un ambiente “statico” – come lo storage in cloud – sia in ambiente “dinamico”, ossia quando vengono inviati, via email o durante il caricamento nel cloud. 

Secondo l'articolo 32 del GDPR, i titolari del trattamento – nel nostro caso, lo studio dentistico – devono implementare misure tecniche e organizzative, come la cifratura, idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali.

Come funziona la cifratura

La cifratura funziona trasformando i dati leggibili in un formato criptato che non può essere compreso senza conoscere la chiave di decodifica corretta.

Implementare un sistema di cifratura è essenziale per qualsiasi studio dentistico che desideri adeguarsi alla normativa e proteggere i dati dei pazienti. In questo modo, lo studio può garantire che, anche in caso di accesso non autorizzato, i dati saranno comunque protetti e incomprensibili.

Qual è il Ruolo del software gestionale interno per la sicurezza dei dati?

Un buon software gestionale gioca un ruolo cruciale nella protezione dei dati nell’ecosistema digitale dello studio dentistico. 

Alcune importanti funzioni che un gestionale, come Biosfera Software, mette a disposizione dello studio odontoiatrico sono:

• l'archiviazione sicura dei dati e l'organizzazione efficiente delle informazioni 
• l'accesso controllato attraverso la cifratura 
• l'implementazione di tecniche di backup avanzate

Vantaggi di un Gestionale Conforme al GDPR

 Utilizzare un gestionale conforme al GDPR, come Biosfera Software, offre numerosi vantaggi: oltre alle funzioni elencate sopra, Biosfera, integra un sistema in grado di garantire che i backup siano sempre completati con successo. In caso di problemi, sarà il software ad avvisare l'utente e, se necessario, a bloccare l'inserimento di nuovi dati in modo da prevenire un’ulteriore perdita di informazioni.

Ecco un esempio pratico di come si comporta Biosfera:

• Il software legge lo stato del backup 
• Se per qualsiasi motivo il processo non è andato a buon fine, a ogni avvio per i successivi 4 giorni, il software segnala con un messaggio di errore il problema 
• Per chiudere il messaggio di errore, l’utente deve inserire uno specifico codice numerico, il che rende impossibile ignorare, anche involontariamente, il problema
• Dopo il quarto giorno, se l’utente non ha contattato l’assistenza, Biosfera va in blocco, in modo da evitare che il personale dello studio inserisca ulteriori dati, che potrebbero a loro volta andare persi.

Certo, questa procedura potrebbe apparire in qualche modo estrema, ma è ciò che in passato ci ha già consentito di proteggere alcuni nostri clienti da problemi potenzialmente gravissimi.

 E nel tuo studio come sono gestiti i dati dei pazienti? Hai già attivato un sistema di backup e cifratura o pensi di essere esposto a rischi? 

Contattaci per una consulenza personalizzata su come implementare Biosfera Software nel tuo studio dentistico e assicurarti la massima protezione dei dati dei tuoi pazienti.