Gestire uno studio dentistico in modo efficiente richiede strumenti avanzati per garantire organizzazione e precisione.

Uno di questi strumenti è il diario clinico avanzato, un elemento fondamentale per tracciare in modo dettagliato i percorsi di trattamento e cura dei pazienti.

Introduzione: perché serve un diario clinico avanzato?

Immagina di essere un paziente che affronta una prima visita odontoiatrica. Ti vengono diagnosticati diversi problemi e viene elaborato un piano di trattamento con un preventivo dettagliato. 

Il passo successivo è mettere in ordine cronologico le prestazioni da eseguire e definire i ruoli: chi all’interno dello staff dello studio fa cosa e quando.

 Mentre molti dentisti ancora oggi gestiscono questa pianificazione “alla vecchia maniera”, mentalmente o, nei casi migliori, su carta, negli studi più strutturati è indispensabile affidarsi a un sistema organizzato.

Questo perché, con diversi operatori coinvolti, un diario clinico avanzato, digitale, funge da regia, e dirige in modo chiaro e puntuale tutte le fasi del piano terapeutico.

La sfida: gestire la disorganizzazione

In uno studio dentistico in cui non esiste un diario clinico avanzato, spesso accade che il personale perda tempo a ricostruire mentalmente quanto concordato con il paziente e le promesse fatte nei precedenti appuntamenti. 

Trovarsi in una simile situazione rende tutto estremamente complicato, specie nei casi più complessi, dove ogni dettaglio del piano di trattamento è di vitale importanza. 

Negli studi che gestiscono la loro attività ancora con carta e penna, si tende a registrare ciò che è stato fatto, ma raramente si pianifica in modo dettagliato tutto quello che resta ancora da fare.

Ma attenzione: questo può capitare anche agli studi informatizzati, dove, a volte, i piani terapeutici mancano di una sequenza cronologica chiara. E questo approccio non può che portare a ritardi operativi, disorganizzazione e inefficienza nella gestione dei trattamenti.

Navigare a vista: le conseguenze di una mancata pianificazione

Con l’aumento dei pazienti e della complessità dei casi clinici, non avere un metodo organizzato per i piani di trattamento può avere diverse conseguenze negative, ad esempio:

• Ritardi nel flusso di lavoro operativo.
• Pazienti con trattamenti sospesi per mancanza di indicazioni chiare.
• Costringere la segreteria a interpellare continuamente gli operatori per decidere come proseguire, rallentando o addirittura bloccando l’operatività.

È evidente allora, che navigare a vista in una simile disorganizzazione finirà per compromettere l’efficienza dello studio e, di conseguenza, la soddisfazione dei pazienti.

La soluzione: il Diario Clinico Avanzato

 Adottando uno strumento come il diario clinico avanzato, lo studio dentistico avrà la possibilità di programmare e sviluppare il piano di trattamento del paziente, creando una cronologia delle varie sedute, ancora prima che diventino veri e propri appuntamenti.

 

Strutturando anche nel tuo studio un diario clinico avanzato, potrai pianificare e “progettare” ogni seduta clinica nei minimi dettagli, ovvero:

• operatore: chi effettuerà la seduta clinica con il paziente
• assistenti: quanti e quali dovranno essere presenti all’appuntamento. Si pensi a sedute di chirurgia avanzata dove magari è necessario avere una determinata assistente con comprovata esperienza
• tempo di probabile esecuzione: fondamentale che questa tempistica venga indicata dall’operatore clinico che ha visto in diretta il paziente, e quindi si è perfettamente reso conto del tempo necessario. Ad esempio: per una otturazione MOD di un 36, di solito, la segreteria prenderebbe un appuntamento di 45 minuti. Ma tu, operatore, che hai visto la lastrina e hai fatto la tua indagine, vedi che si tratta di qualcosa di più complicato, rispetto alla norma, e quindi nel diario clinico avanzato andrai a impostare una seduta con un tempo magari di 60/75 minuti.
• eventuali note utili alla prenotazione/svolgimento della seduta clinica: un aspetto fondamentale, ad esempio, nelle prime visite, quando si analizza la situazione complessiva del paziente e ci si può creare uno schema mentale di quelli che saranno i successivi appuntamenti e come si svolgeranno. Diventa quindi importante, durante la programmazione delle sedute, scrivere note in merito a tempi di attesa (ad esempio attendere un mese dopo l’estrazione di un dente), o indicare aspetti clinici da tenere sotto controllo nel futuro (ad esempio tenere sotto controllo un 47 distale per probabile carie). 

In questo modo si riesce facilmente a coordinare il lavoro di tutto lo studio, medici, assistenti e segreteria, ottimizzando i tempi e migliorando l’esperienza dei pazienti: un passo fondamentale per la loro fidelizzazione!

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 Il Diario Clinico Avanzato di Biosfera

Dal 1998, il software Biosfera integra il concetto di diario clinico avanzato come suo elemento centrale. 

Un software gestionale per studi dentistici, quindi, nato non solo per sviluppare preventivi, ma per ottimizzare e semplificare la gestione dell’intero flusso di lavoro.

Questo software è adatto sia a piccoli studi che vogliono migliorare l’organizzazione, sia a quelli più grandi che gestiscono casi complessi.

 Contrariamente a quanto si possa pensare, il diario clinico avanzato non deve essere una prerogativa soltanto degli studi di media o grande complessità, ma diventa uno strumento rivoluzionario anche per le piccole realtà che desiderano fare un salto di qualità, migliorando l’andamento e l’organizzazione delle attività cliniche.

Il diario clinico avanzato diventa anche un potente supporto nella raccolta dei dati esterni al trattamento: referti passati, relazioni cliniche, immagini radiografiche precedenti che il paziente porta con sé, sono tutte informazioni importantissime che possono essere allegate al diario clinico e ordinate cronologicamente, ricostruendo con precisione la sua storia clinica.

 Vantaggi e benefici del Diario Clinico Avanzato

Arrivati a questo punto, possiamo riassumere in quattro punti principali gli importanti benefici che si ottengono dall’utilizzo del diario clinico avanzato, ovvero:

• Organizzazione step by step: il piano di trattamento viene definito preventivamente, seduta per seduta, con precisione
• Visione chiara: permette di conoscere sempre cosa è stato fatto e sapere cosa si farà nell’immediato futuro
• Coordinamento efficace: migliora la comunicazione tra operatori clinici e segreteria, programmando al meglio l’agenda, in funzione delle esigenze dei pazienti e dello stato di avanzamento dei trattamenti in corso
• Regia del piano di trattamento da parte dell’operatore che ha svolto la prima visita: garantisce una visione precisa e puntuale di chi dovrà fare cosa, quando, la farà e quanto tempo impiegherà.

 Il diario clinico avanzato, quindi, è molto più di un semplice strumento organizzativo: è il cuore pulsante di uno studio dentistico efficiente. 

Investire in una gestione avanzata dello studio significa non solo migliorare la qualità del servizio, ma anche ottimizzare il lavoro del team e aumentare la soddisfazione dei pazienti.

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