L’agenda degli appuntamenti di uno studio dentistico è molto più che un semplice calendario: è un vero e proprio navigatore che guida lo studio verso un livello di produttività e profitto indispensabile per il suo sostentamento e sviluppo.

L'agenda rappresenta il centro operativo dello studio, il fulcro attorno al quale ruota l'intera organizzazione del lavoro.

La sua corretta gestione determina non solo l’efficienza dello studio, ma riduce anche le incomprensioni, i tempi morti, gli errori organizzativi e, di conseguenza, anche la qualità della vita degli operatori. 

Quando parliamo di efficienza, pensiamo a quattro aspetti fondamentali dell’operatività dello studio:

• Organizzazione del lavoro: un’agenda ben strutturata consente di pianificare al meglio le attività, evitando sovrapposizioni e garantendo un flusso di lavoro continuo.
• Redditività: Una gestione oculata degli appuntamenti permette di ottimizzare i tempi e le risorse, aumentando così la redditività dello studio.
• Tempo: La corretta distribuzione degli appuntamenti evita ritardi e tempi morti, migliorando l’efficienza complessiva.
• Qualità della vita degli operatori: Un'agenda equilibrata contribuisce a ridurre lo stress e a migliorare il benessere del team, creando un ambiente di lavoro più sereno e produttivo.

Questi quattro punti basterebbero per capire l’importanza del gestire in modo corretto e puntuale l’agenda dello studio dentistico. 

Nonostante questo, però, girando spesso per studi dentistici, ci accorgiamo di quanto sia sottovalutata o mal gestita.

 

Non è raro trovare studi dentistici di una certa complessità che ancora oggi si affidano alle agende cartacee, all’urlo di "si è sempre fatto così". 

Questo approccio tradizionalista porta inevitabilmente con sé una serie di problemi significativi.

 Per uno studio dentistico, oggi, è essenziale superare queste inefficienze, dotandosi, innanzitutto, di un’agenda digitale e adottando un sistema di gestione degli appuntamenti che sia all'altezza delle sfide contemporanee.

 Solo così sarà possibile trasformare l'agenda in una vera e propria mappa della produttività, capace di condurre lo studio con un rapporto produttività/profitto adeguato.

 

Come migliorare il rapporto tra produttività e profitto dello studio dentistico

 Un’agenda ben organizzata e gestita, possiamo considerarla come un navigatore che guida lo studio verso un livello di produttività adeguato al proprio sostentamento e sviluppo. 

Ma affinchè l’attività dello studio possa generare profitto, ci sono altri 3 elementi che non possono mancare nella sua gestione finanziaria:

• Tariffario adeguato: disporre di un tariffario adeguato è il primo passo per una gestione finanziaria solida. Non si tratta solo di stabilire i prezzi delle prestazioni, ma di capire il margine di guadagno di ciascuna di esse e in quale misura vengono effettivamente erogate, in modo da avere una chiara visione della produzione complessiva dello studio. Un buon sistema di gestione interna permette di monitorare la produzione giornaliera e settimanale, offrendo un controllo costante sulla redditività delle attività svolte. Trovi un nostro focus su come strutturare un tariffario efficace cliccando qui.
• Calcolo del fatturato annuale ideale: un altro elemento chiave è determinare il fatturato medio annuale necessario per coprire le spese e garantire profitti adeguati. Questo valore serve come guida per pianificare gli obiettivi settimanali e mensili di fatturato dello studio, permettendo una gestione più precisa e mirata delle risorse e delle attività.
• Schedulazione e verifica del fatturato: dato che il fatturato deriva dalla produzione, è fondamentale calendarizzare i diversi piani di trattamento in modo da avere una previsione di fatturato settimanale. È, però, altrettanto importante verificare, alla fine della settimana, che il valore previsionale sia stato rispettato, in modo da introdurre eventuali azioni correttive nella pianificazione delle attività nelle settimane seguenti.

 

L'importanza del rapporto tra agenda e produttività

Abbiamo detto che è fondamentale fissare degli obiettivi di fatturato e che altrettanto cruciale è eseguire un monitoraggio costante della produttività, al fine di raggiungerli. 

Ed è a questo punto che rientra in gioco l’agenda!

 L’agenda è lo strumento che consente di pianificare le attività – settimanali o mensili – non solo con una funzione puramente operativa, ma, una volta associato un valore economico a ogni prestazione erogata, anche sul piano finanziario.

Con questo presupposto, si intuisce facilmente che gli appuntamenti non potranno essere fissati “a sentimento”, ma visite, prestazioni o interventi dovranno essere spalmati sulla settimana in modo da rispettare gli obiettivi parziali e quello totale, creando così quella che chiamiamo Agenda Bilanciata.

In caso di discrepanze tra obiettivo e risultato, questo approccio consente anche di prendere misure correttive per la settimana successiva, in modo da rispettare i bilanci mensili.

 

L’utilizzo attivo dell’Agenda Bilanciata

Perché l’agenda bilanciata non si trasformi in un semplice calendario di appuntamenti, ma possa servire lo studio come strumento previsionale, in essa ogni appuntamento deve essere dettagliato con le specifiche prestazioni odontoiatriche che verranno eseguite.

 Prendiamo come esempio le sedute di igiene dentale:

una seduta dura un'ora e ha un costo di 100€. Se l’igienista ha 8 appuntamenti di questo tipo fissati per una giornata, l'agenda consente facilmente di prevedere una produzione giornaliera di 800€.

Per altre operazioni, però, il calcolo può essere più complesso e il preventivo potrebbe non essere d’aiuto in questi casi.

 Nel preventivo, infatti, generalmente viene riportato il costo totale di un trattamento, ma quello di cui abbiamo bisogno per organizzare un’agenda bilanciata, invece, è il costo di ognuna delle operazioni, quindi appuntamenti, dei quali si compone quello stesso trattamento nella sua totalità. 

In questo modo, con gli interventi clinici già stabiliti, si può organizzare attivamente l’agenda programmando le varie sedute cliniche in funzione degli obiettivi da raggiungere e delle disponibilità.

Quando si considera l’agenda sbilanciata?

Esistono alcune particolari eventualità che, se assecondate, sbilanciano l’agenda, rendendo difficile, se non impossibile, il raggiungimento degli obiettivi dello studio, e sono:

• Permettere al paziente di definire la tua agenda secondo le sue disponibilità: non è possibile essere sempre accondiscendenti con i propri pazienti. Certo, un po’ di elasticità va sempre prevista, ma con dei limiti. Ad esempio, se un trattamento prevede 12 diverse prestazioni, non è necessario fissarle tutte nello stesso momento, ma almeno i primi 3 appuntamenti devono necessariamente essere fissati. 
• Non avere una visione precisa delle disponibilità dei collaboratori: per organizzare l’agenda in modo bilanciato è fondamentale poter conoscere le disponibilità dei collaboratori esterni dello studio a cicli di almeno 3 mesi.
• Non avere una visione di tutti gli step clinici (e relative tempistiche) che compongono un intervento: per aggirare questo problema occorre stabilire la corretta “scaletta operativa” delle varie sedute cliniche che servono per completare il trattamento.

Non definire degli slot dedicati ad appuntamenti di routine (come controlli o urgenze) a basso impatto produttivo nell’agenda: sono appuntamenti generalmente gratuiti, necessari per mantenere il rapporto con il paziente, ma che non devono occupare le aree dell’agenda più rilevanti (il mattino ad esempio).

Un altro errore da evitare è creare un’agenda murata.

Ma cosa significa?

Prendiamo come riferimento l’esempio fatto poco sopra, di un trattamento che prevede 12 diverse prestazioni: fissare tutte le sedute, invece che soltanto le prime 2/3, bloccherebbe molti slot nell’agenda, precludendoti la possibilità di fissare altri appuntamenti che potrebbero, invece, essere utili per il raggiungimento degli obiettivi di fatturato settimanali o mensili.

 

Da dove iniziare per bilanciare l’agenda e renderla il più produttiva possibile?

 Ecco alcuni importanti suggerimenti utili per organizzare la propria agenda bilanciata:

1. Definire le aree di produttività e le aree controlli/urgenze: è fondamentale sapere per ogni giorno quali fasce orarie dedicare alle prestazioni ad alto impatto produttivo e quali riservare ai controlli e alle urgenze.
2. Redigere preventivi precisi: stilare preventivi dettagliati che includano un cronoprogramma delle varie sedute cliniche.
3. Per ogni seduta fissata definire già le prestazioni che si vorranno svolgere in futuro: solo così l’agenda potrà conteggiare il valore economico dei vari appuntamenti. 
4. Prenotare almeno 2-3 appuntamenti futuri per ogni paziente: questo assicura una continuità nel trattamento e facilita la gestione operativa dello studio, riducendo i tempi morti e migliorando la programmazione delle risorse.
5. Stabilire un budget di produzione giornaliero-settimanale-mensile: fissare obiettivi di produzione e verificare a posteriori se sono stati raggiunti. Questo flusso di lavoro permette di aggiustare le strategie e migliorare proattivamente la gestione finanziaria dello studio.

Tutto questo è impossibile da realizzare con un’agenda cartacea, ma diventa semplicissimo utilizzando un buon software gestionale per lo studio dentistico.

Appoggiandosi a una piattaforma digitale dedicata, è possibile organizzare le attività e monitorare e prevedere la produttività con precisione, facilitando il raggiungimento degli obiettivi economici.

  

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