Organizza i tuoi pazienti in "squadre" - parte 2
«ossia padroneggia a tuo vantaggio tutti i nominativi dei tuoi pazienti»
Banca dati delle anagrafiche pazienti del tuo studio odontoiatrico !!!
Nella prima parte di questo articolo ti ho parlato dei primi due raggruppamenti o “squadre” che ritengo sia importante tu possa individuare nelle anagrafiche dei tuoi pazienti:
- PAZIENTI IN FASE INIZIALE
- PAZIENTI IN FASE TRATTAMENTO
Andiamo ora a descrivere le successive due fasi:
3 - Pazienti in fase Mantenimento
Sono pazienti che frequentano lo studio in modo periodico secondo una frequenza temporale prestabilita (bimestrale, trimestrale, semestrale, annuale).
Non necessitano di trattamenti specifici di tipo interventistico in quanto il precedente trattamento avrà sicuramente risolto il problema di salute orale del paziente.
Effettueranno controlli di carattere clinico/medico e prestazioni di Igiene Orale.
Mentre i controlli periodici di carattere medico di solito vengono svolti gratuitamente dallo studio odontoiatrico, le sedute cliniche di Igiene Orale hanno un costo che può essere anche stabilito preventivamente col paziente se, ad esempio, si mettono in atto piani di fidelizzazione verso lo studio.
Su questi pazienti lo studio deve concentrare le proprie capacità di comunicazione e di relazione; è purtroppo facile “perdere per strada” un numero consistente di pazienti che, non essendo in preda a dolore o fastidio, scelgono con leggerezza il comportamento di “rimandare” o meglio saltare l’appuntamento per la seduta di igiene orale, rischiando così che diventino "Pazienti in Storico".
VANTAGGI se conosco il numero di pazienti in fase mantenimento:
- La classica seduta di Igiene Orale è la prestazione più predicibile che lo studio odontoiatrico possa erogare al paziente, in quanto ha una precisa frequenza periodica (trimestrale, semestrale, annuale).
- Se quindi conosco il numero dei miei pazienti in mantenimento, posso ipotizzare un incasso annuale per quel che riguarda l’Igiene Orale.
- Sulla base di statistiche anche degli anni precedenti, e cercando di tenere molto forte il rapporto di fidelizzazione tra paziente e studio, posso ipotizzare che se negli ultimi due o tre anni ho eseguito X prestazioni di igiene su Y pazienti, probabilmente anche per il prossimo anno posso aspettarmi di eseguire lo stesso numero di prestazioni di igiene orale.
Chiaro che si tratta di una ipotesi, però se supportata da buona fidelizzazione, può diventare molto realistica.
Non è male a inizio anno poter cominciare il lavoro potendo “confidare” su un determinato incasso derivante dall’igiene orale.
Sapere così che almeno una base di spese dello studio potrà essere pagata da questa branca.
4 - Pazienti in fase Storico
Sono pazienti che non frequentano il tuo studio da almeno 3 o 4 anni, sono i cosiddetti “Pazienti Dormienti”.
Nella maggior parte dei casi sono quei pazienti che dalla fase di Mantenimento cominciano a saltare qualche appuntamento di Igiene Orale e via via nel tempo non si fanno più vedere.
La segreteria dello studio prova a ricontattarli al fine di ri-fissare nuovi appuntamenti di controllo, ma le scuse che si sente raccontare potrebbero riempire giornaletti di barzellette.
La capacità di “trattenere” i pazienti in studio oltre il periodo naturale del trattamento, è oggi una competenza fondamentale che il tuo studio deve avere.
E’ però anche vero che non puoi “costringere” i tuoi pazienti a frequentare lo studio se essi non ne hanno intenzione.
Ecco perché un’analisi dei motivi per i quali i pazienti non frequentano più lo studio diventa uno strumento di correzione molto efficace se misurato nel tempo.
VANTAGGI se conosco il numero di pazienti in fase storico:
- il numero di pazienti in storico mi dimensiona il bacino di utenza “dormiente”.
- Di base mi serve per capire l’approccio da utilizzare per “risvegliare” questi pazienti che da 3 o 4 anni non frequentano più lo studio.
- Con centinaia di nominativi potrei pensare ad un invio di lettere, con migliaia di nominativi potrei pensare ad una campagna SMS che poi porta il paziente su un sito internet
Dopo aver visto e descritto i 4 macro insiemi secondo i quali ritengo sia utile suddividere la totalità dei tuoi pazienti, concludo dicendo che la gestione di questi insiemi può essere di tipo manuale o automatizzata tramite l’uso di un software gestionale.
Inutile che ti dica che ritengo obbligatorio l’uso di un software di gestione per uno studio dentistico che voglia definirsi “al passo con le nuove esigenze del paziente”.
In più, avendo una gestione elettronica di questi argomenti, diventa veloce ed estremamente efficace reagire in tempi stretti realizzando le strategie che ti permetteranno di “correggere il tiro”.
Ad oggi, nel tuo studio, gestisci questi 4 macro-insiemi di pazienti ?
Se si, in che modo lo fai ?
Se hai voglia di condividere la tua esperienza o semplicemente pormi una domanda, contattaci.
Buon Lavoro!
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore